Порядок рассмотрения обращений

 

Выдержка из регламента

администрации муниципального образования

«Выборгский район» Ленинградской области,

утверждённого распоряжением администрации МО «Выборгский район»

Ленинградской области от 25.08.2021 № 619-р

 

4.  Прием, учет, регистрация, распределение, отправка документов и материалов

4.1. Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

4.2. Прием, первичная обработка, регистрация и распределение поступающих заявлений, обращений, жалоб, предложений, просьб, запросов, документов и т.п.  от граждан и организаций на имя главы Администрации, заместителей главы, управляющего делами осуществляется сотрудниками общего отдела.

4.3. Обращения, направленные на имя руководителя структурного подразделения, принимаются и регистрируются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

4.4. При вскрытии поступивших конвертов сотрудник общего отдела проверяет правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные в конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

4.5. При обнаружении некомплектности поступивших документов (отсутствие приложений, отдельных листов или иных вложений), сотрудник общего отдела составляется Акт об отсутствии документов, один экземпляр которого направляется с поступившим документом отправителю.

4.6. Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документа, такие конверты хранятся вместе с документами и уничтожаются после истечения срока хранения.

4.7. Телеграммы доставляются непосредственно в общий отдел и принимаются сотрудниками под подпись с проставлением даты и времени приема.

4.8. Регистрация обращений, указанных в пункте 4.2 настоящего регламента, осуществляется в СЭД ЛО и автоматически поступает на электронные персональные рабочие места сотрудников комитетов, отделов, управлений и секторов Администрации в соответствии с резолюцией руководителя.

Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы по определению начальником общего отдела.

4.9. Обращения, поступающие в Администрацию почтовой связью, факсимильной связью, по электронной почте, в том числе от граждан и организаций на бумажных носителях, регистрируются (в срок не позднее 3-х дней) в общем отделе и после сканирования и создания электронных образов документов направляются по СЭД ЛО на рассмотрение.

При приеме обращений, доставленных нарочно, по просьбе заявителя на 2-ом экземпляре ставится штамп входящего документа (регистрационный стикер) Администрации с указанием входящего номера и даты поступления, без проставления подписи сотрудника, зарегистрировавшего обращение.

4.10. Обращения, поступившие на официальный портал МО «Выборгский район» принимаются и оформляются ответственным сотрудником комитета по внутренней политике и международным связям, после чего в срок не позднее 2-х дней со дня поступления передаются в общий отдел на регистрацию.

4.11. Судебные запросы, исковые заявления от физических и юридических лиц регистрируются в СЭД ЛО и направляются на рассмотрение главе Администрации.

Судебные повестки, определения, постановления, решения и иные судебные документы регистрируются сотрудниками общего отдела в журнале учета входящих судебных документов, после чего передаются на исполнение в юридический комитет.

4.12. При регистрации в СЭД ЛО входящему обращению автоматически присваивается порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и проставляется дата регистрации.

На лицевой стороне первого листа обращения в правом нижнем углу наклеивается регистрационный стикер с номером, датой и шрих-кодом, присвоенным обращению. Допускается проставление регистрационного штампа установленной формы. В случае если место, предназначенное для стикера (штампа), занято текстом обращения, стикер (штамп) может быть проставлен в ином месте первой страницы обращения, обеспечивающем его прочтение.

4.13. После регистрации обращения автоматически направляются главе Администрации, заместителям главы, управляющему делами на рассмотрение и далее по резолюции – исполнителю.

С даты регистрации начинается исчисление срока исполнения обращения.

4.14. Если поручение по рассмотрению обращения дано нескольким руководителям структурных подразделений, то работу по рассмотрению такого обращения координирует руководитель, указанный в резолюции (поручении) первым, или рядом с фамилией которого стоит пометка «Отв.». Остальные должностные лица, указанные в резолюции, предоставляют необходимую информацию и (или) материалы для подготовки ответа на обращение. При этом окончательный ответ либо проект ответа готовится руководителем структурного подразделения, указанного в резолюции первым, или рядом с фамилией которого стоит пометка «Отв.», который и несет ответственность за своевременное рассмотрение обращения.

Окончанием срока исполнения обращения считается дата направления письменного ответа.

4.15. Контролю подлежат обращения граждан, содержащие информацию о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения, имеющие общесоциальное значение.

4.16. Обращения ставится на контроль сотрудником общего отдела. Промежуточный ответ не является основанием для снятия обращения с контроля. В случае если обращение (поручение) не исполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

4.17. После направления ответа гражданину обращение снимается с контроля сотрудником общего отдела.

4.18. Исходящие документы, в том числе ответы оформляются в соответствии с разделом 3 настоящего регламента.

4.19. Регистрация исходящих документов, в том числе ответов на обращения за подписью главы Администрации, заместителей главы, управляющего делами осуществляется сотрудником общего отдела в СЭД ЛО, с проставлением в составе его заголовочных реквизитов рукописным или машинописным способом даты и номера.

4.20. Ответы на обращения, зарегистрированные в Администрации, даются за подписью главы Администрации, заместителей главы, управляющего делами, или за подписью лиц официально их замещающих.

Ответы имеют право также подписывать председатели комитетов Администрации, в чью компетенцию входит рассмотрение данного вопроса, такие ответы оформляются и регистрируются на бланках соответствующих комитетов, с учетом п. 3.10 настоящего регламента, о чем в СЭД ЛО делается отметка о его выполнении с прикреплением ответа.

4.21. Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, могут подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица-автора документа.

4.22. Документы для отправки передаются полностью оформленными, подписанными, скомплектованными со всеми приложениями, с указанием полного почтового адреса или электронной почты. 

Если обращение поступило в письменной форме, то ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. Если обращение поступило в форме электронного документа, и не указан иной способ отправки, то ответ направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

4.23. Документ передается в общий отдел в количестве 3-х экземпляров (1 экз. - отправка,  2 экз.- дело, 3 экз.-исполнителю), второй из которых визируется исполнителем, подготовившим документ, и согласовывается руководителем структурного подразделения, председателем комитета, заместителями главы.

Если документ имеет приложение, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме: «Приложение: по тексту на__ л. в__ экз.». Если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать.

4.24. Оформленные с нарушением требований настоящего регламента исходящие документы возвращаются исполнителю на доработку.

4.25. При отправке документов заказным и простым способами оформляются реестры отправки с указанием регистрационных номеров документов и других реквизитов.